不要將球停在自己腳下
發(fā)布時(shí)間：2006-06-17 17:23:00
點(diǎn)擊數(shù)：35025 次
不論是工作還是責(zé)任，千萬(wàn)不要把它滯留在自己手里。如果不能保證及時(shí)準(zhǔn)確地把它傳遞出去，不如從一開(kāi)始時(shí)就不接。
不要將球停在自己腳下
不要將球停在自己腳下
小爽：
來(lái)信收到，工作時(shí)間看信寫(xiě)信可不好，領(lǐng)導(dǎo)在與不在應(yīng)該一個(gè)樣才對(duì)嘛——開(kāi)玩笑的。
在信中你提出了一個(gè)十分尖銳的問(wèn)題：工作中應(yīng)不應(yīng)該多管閑事？
近些年來(lái)，有一種說(shuō)法十分盛行，即“無(wú)功便是過(guò)”。其實(shí)我倒覺(jué)得對(duì)于我們這些以事務(wù)性工作為主的小人物來(lái)說(shuō)，更應(yīng)該樹(shù)立一種“無(wú)過(guò)即是功”的思想。正如你在信中總結(jié)的那樣——力求最好，不出紕漏。就像踢球，破門(mén)得分當(dāng)然是一個(gè)球隊(duì)的終極目標(biāo)，但不能因此就要求場(chǎng)上的所有隊(duì)員都圍在對(duì)方球門(mén)前，去爭(zhēng)搶臨門(mén)一腳的機(jī)會(huì)。在絕大多數(shù)的時(shí)間里，我們絕大多數(shù)隊(duì)員的職責(zé)是攔截、搶斷、盤(pán)帶和傳遞。那么，能否及時(shí)準(zhǔn)確地將傳到自己腳下的球傳出去，就成為衡量一名球員是否優(yōu)秀的重要標(biāo)準(zhǔn)。
這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)里至少包含了兩個(gè)基本要素：及時(shí)與準(zhǔn)確。先說(shuō)準(zhǔn)確。上一封信里講到的確認(rèn)與反饋都是保證你將工作中的球準(zhǔn)確地傳遞出去的重要方法，為了便于你的理解，還想再啰唆幾句。如果從概率論的角度而言，當(dāng)然是做事越多出錯(cuò)越多，但我們總不能因此就消極地一事不做吧，正確的態(tài)度應(yīng)該是在積極做事的基礎(chǔ)上避免出錯(cuò)。如果分析出錯(cuò)原因，就會(huì)發(fā)現(xiàn)最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)常常是職能交叉的地方，即兩個(gè)人（或部門(mén)）的結(jié)合部。那么怎樣才能有效地杜絕在職能結(jié)合部位出錯(cuò)的現(xiàn)象呢？用我自己的話說(shuō)就是——將自己的職責(zé)范圍向外擴(kuò)大一環(huán)。
需要注意的是，將自己的職責(zé)范圍向外擴(kuò)大一環(huán)只是為了確保將接力棒遞交到下一名隊(duì)員的手中，不讓棒落到地上，而不是代替隊(duì)友跑下一棒。從這個(gè)意義上說(shuō)，分清職責(zé)又是十分重要的事情。在我們的身邊，好心辦壞事的情況是很多的，例子也是不勝枚舉。
我自己也曾做過(guò)類(lèi)似的傻事。有一次，其他處室的一個(gè)做文書(shū)的老大姐，來(lái)我們部門(mén)退還文件。她似乎并不知道我們處接收文件的工作應(yīng)歸文書(shū)老王負(fù)責(zé)，進(jìn)門(mén)后第一眼看到了我，就過(guò)來(lái)要求我簽收。我雖覺(jué)得這樣似有不妥，但由于當(dāng)時(shí)很年輕，面對(duì)這樣一位年長(zhǎng)我許多的老大姐的要求，實(shí)在很難拒絕。何況老王在另一幢樓辦公，離此甚遠(yuǎn)，叫老大姐拖著胖胖的身子再跑這樣遠(yuǎn)的路也有些于心不忍，所以略一遲疑便接了下來(lái)。心想，還是我替她給老王送去吧。但令我萬(wàn)萬(wàn)想不到的是，老王看看文件后卻說(shuō)：誰(shuí)讓你接的，這個(gè)文件是需要幾個(gè)部門(mén)會(huì)簽的，她們部門(mén)閱后應(yīng)依次傳給下一個(gè)部門(mén)。你給她退回去，叫她依次向下傳。
至此，我才知道自己又辦了一件傻事。真的退回去嗎？想想老大姐那晴轉(zhuǎn)多云的臉色，我立刻打消了這樣的念頭。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一個(gè)部門(mén)才把文件傳了出去，同時(shí)也暗下決心再也不管這閑事了。
可沒(méi)過(guò)幾天，那位老大姐又來(lái)傳文了，一進(jìn)門(mén)就徑直向我走來(lái)。這次我可吸取了上次的教訓(xùn)，明確地告訴她，文件應(yīng)該直接送給老王。老大姐聽(tīng)后似乎很不高興，上次不就是你接的嗎？你們處到底有沒(méi)有個(gè)準(zhǔn)譜？雖然在我的再三解釋下，老大姐走了，但臉色遠(yuǎn)不像上次離去時(shí)那樣好看。
問(wèn)題出在哪里呢？很顯然，如果我一開(kāi)始就把問(wèn)題講清楚，告訴對(duì)方應(yīng)該將文件退給老王，就不會(huì)有后面一系列的尷尬了。當(dāng)然，拒絕是要講究一些技巧的。仍以此事為例，在老大姐第一次來(lái)退還文件時(shí)，不僅要向?qū)Ψ街v清情況，還要使對(duì)方能夠愉快地接受。如：對(duì)不起，我們處有規(guī)定，這份文件應(yīng)該由老王簽收，您是不是再辛苦一趟直接給老王送去？如果您實(shí)在忙不過(guò)來(lái)，我就替您跑一趟。話說(shuō)到這份上，對(duì)方一般都會(huì)高興地轉(zhuǎn)身離去。即使對(duì)方真的因?yàn)槟撤N原因請(qǐng)我們代勞也會(huì)心存感激的。真若如此，我們也就只能辛苦一趟了，同時(shí)別忘了告訴對(duì)方：如果老王那邊有什么問(wèn)題我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情況，我們?cè)倩仡^找她，她也不會(huì)怪罪到我們的頭上了。最后，即使真的不得不由我們替她把文件傳給下一個(gè)處室，那么在對(duì)方心中則又會(huì)對(duì)我們多出一份感激。
你說(shuō)，有了以上的經(jīng)歷，老大姐還會(huì)第二次請(qǐng)我簽收文件嗎？當(dāng)然不會(huì)。
這就是拒絕的藝術(shù)——在拒絕的同時(shí)，還應(yīng)讓對(duì)方心生好感。
做好你該做的事情，同時(shí)也要善于對(duì)不該你做的事情說(shuō)不。
什么是你該做的事情呢？一是崗位職責(zé)范圍內(nèi)的事情，二是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，除此之外都不屬于你該做的事情。當(dāng)然，“不屬于你該做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，為了保證一個(gè)組織的正常運(yùn)行，每個(gè)人在做好本職工作的同時(shí)，還應(yīng)該善于合作、補(bǔ)充和互助，即做一些屬于你職責(zé)范圍以外的事情。
最聰明的做法是，每當(dāng)你接受一項(xiàng)任務(wù)的時(shí)候，首先要分清是否屬于你該干的事情。是，則無(wú)條件地做好；不是，則應(yīng)分清責(zé)任——叫我干可以，但我這是在替你干，是幫忙。分清責(zé)任后也應(yīng)有選擇地做，下列三種情況最好還是不介入為妙：一是要你做的事情已經(jīng)超出了你的能力所及（答應(yīng)下來(lái)的事就應(yīng)力爭(zhēng)做好，做不好不如不做，不要幫倒忙），二是分內(nèi)的事情已令你無(wú)暇他顧（不要種了別人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并無(wú)補(bǔ)益。前兩點(diǎn)較好理解，第三點(diǎn)可能略顯抽象，舉個(gè)例子就好理解了。
大概我們每個(gè)人都有過(guò)類(lèi)似的經(jīng)歷：你正欲外出辦事，有人來(lái)給你鄰桌的同事送材料，恰巧你的同事也外出未歸，這時(shí)來(lái)人就請(qǐng)你代為收轉(zhuǎn)，你該怎么辦？收還是不收？
以我的經(jīng)驗(yàn)，首先要看這材料是否該由你的鄰桌接收，來(lái)人事先是否已經(jīng)與其聯(lián)系過(guò)，確認(rèn)無(wú)誤后可代為接收，否則最好請(qǐng)來(lái)人與你的鄰桌通話后再接收，或者干脆請(qǐng)他下次再來(lái)。再看材料的緊急程度，如果不是很著急，你可先行代收，外出回來(lái)后再轉(zhuǎn)給你的鄰桌（應(yīng)確保事后及時(shí)將材料轉(zhuǎn)給你的鄰桌，千萬(wàn)不要接過(guò)來(lái)卻忘記轉(zhuǎn)交）。如果材料很急，你外出的時(shí)間又較長(zhǎng)，應(yīng)通過(guò)請(qǐng)其他人代為接收等方式解決，絕不能自己貿(mào)然接下來(lái)。如果材料不是很重要，也無(wú)需簽收，送件人決定將其放在收件人的桌子上是可以的。但此時(shí)你千萬(wàn)不要好心地接過(guò)來(lái)代其放到鄰桌的桌子上，材料雖然只是在你手上過(guò)了一下，此后一旦發(fā)生意外（如文件丟失等），責(zé)任就很可能隨之轉(zhuǎn)移到你的頭上了。
下面再說(shuō)說(shuō)及時(shí)的問(wèn)題。準(zhǔn)確是不失誤，及時(shí)就是不耽誤，就是在第一時(shí)間內(nèi)完成你應(yīng)該做的工作。
很多人都有辦事拖拉的習(xí)慣，覺(jué)得反正還有時(shí)間，忙什么。其實(shí)不然，既然你已經(jīng)接受了這項(xiàng)工作，遲早都要干，我們?yōu)楹尾辉缫恍└赏晁兀吭谝?guī)定的期限內(nèi)完成你的工作是對(duì)一個(gè)人的起碼要求。與不失誤的要求比起來(lái)，做到不耽誤似乎更難，這是由于人的惰性所決定的。不要過(guò)多地強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)給你的（或這件工作本身要求的）最后期限，因?yàn)槟汶S時(shí)都有可能接受新的工作，這時(shí)雙重的工作可能會(huì)給你造成過(guò)大的壓力，最終使工作無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的質(zhì)量。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)可能會(huì)將工作的最后期限提前，使你措手不及。這種情況下領(lǐng)導(dǎo)考慮的不是離最后期限你應(yīng)該還有多少時(shí)間，而是在此前我已經(jīng)給了你多少時(shí)間。要想給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象，就應(yīng)該學(xué)會(huì)用領(lǐng)導(dǎo)的思維方式去思考問(wèn)題。
如果需要對(duì)今天的話題進(jìn)行一下總結(jié)的話，就是：不論是工作還是責(zé)任，千萬(wàn)不要把它滯留在自己手里。如果不能保證及時(shí)準(zhǔn)確地把它傳遞出去，不如從開(kāi)始時(shí)就不接。
為了便于你的理解，啰唆得連自己都厭煩了，就此打住。
更多相關(guān)